Day: October 16, 2020

Bas Korswagen
DGA Tauro Kantorencentrum

Het MKB is momenteel erg grillig en zoekt flexibiliteit wat betreft werkruimte. “Ondernemers vragen een kantoor op maat”, weet Bas Korswagen, samen met zijn broer Claes, directeur van Tauro en beheerder van elf bedrijfsverzamelgebouwen in de Randstad. “Maar dat niet alleen. Ook binnen een contract wil men flexibiliteit, bijvoorbeeld wat betreft de duur van de overeenkomst of bij groei of krimp van de onderneming. Men wil naar behoefte gebruikmaken van verschillende faciliteiten, zoals catering, vergaderruimten en receptiediensten.”

Claes Korswagen
Directeur Tauro
 

Geen beperkingen

De huidige tendens is dus dat ondernemers vrijheid willen en geen beperkingen ervaren. Of het nu gaat om één of om honderd werkplekken, de ondernemer wil niet meer gedurende de contractperiode vastzitten aan bepaalde afspraken. Claes: “We zien bijvoorbeeld dat ondernemers met opzet minder ruimte huren dan zij aanvankelijk dachten nodig te hebben, en proberen gebruik te maken van de bestaande faciliteiten in het gebouw. Bijvoorbeeld catering, vergaderruimten, receptiediensten, stand alone-werkplekken en flexplekken. Alle faciliteiten die ondernemers voorheen in een eigen gebouw hadden, delen zij nu steeds meer met andere ondernemers. Dat blijkt in de praktijk goed te werken.” Van aanbieders van werkruimten vraagt deze ontwikkeling wel creativiteit. Veel bestaande kantoorgebouwen zijn immers nog traditioneel ontworpen en ingericht. “De hele kantorenmarkt is nog erg traditioneel”, vertelt Bas. “Maar een wens van de huidige ondernemers is bijvoorbeeld dat een werkruimte individueel regelbaar is wat betreft temperatuur. Ze willen zelf verwarming en koeling kunnen regelen, en niet gebonden zijn aan een centraal systeem voor iedereen in een gebouw. Ondernemers vinden dat steeds belangrijker, voor zowel zichzelf als hun personeel.” Deze wensen vragen aanpassingen in de bestaande warmte- en koelingsinstallaties in een gebouw. Daarvoor zijn, soms forse, investeringen nodig. “Maar dat zorgt er wel voor dat de ondernemer het naar z’n zin heeft en blijft”, zegt Claes.

Onderscheiden

Er zijn veel bedrijven die bedrijfsruimten en flexplekken aanbieden. De concurrentie is dus groot. “Daarom moet je jezelf onderscheiden”, stelt Bas. “Dat kan bijvoorbeeld door ondernemers mee te nemen naar een locatie die helemaal af is. De werkruimten zijn ingericht, de verwarming staat aan, de receptionist is aanwezig. Dat geeft de ondernemer het gevoel: hier wil ik wel werken, hier voel ik me prettig. Waarbij uiteraard nog wel flexibiliteit mogelijk is wat betreft de wensen van de ondernemer. Onze ervaring is dat dat goed werkt.” Ondernemers zijn vaak niet meer gebonden aan één locatie maar hebben veel afspraken ‘buiten de deur’. Ook daarin willen zij flexibel zijn. “Men vindt het prettig om te beschikken over een netwerk van locaties waar men gebruik kan maken van vergaderruimten. Dat is ‘het nieuwe werken’ op de traditionele manier”, zegt Claes. “Veel concepten zijn nu gebaseerd op het nieuwe werken. Maar veel kantoren zijn nog traditioneel. Je hebt als ondernemer altijd een passend kantoor nodig, maar daarbinnen zijn niet altijd alle werkplekken nodig. Onze visie is dat je traditioneel en nieuw moet combineren. Iemand met wie je een afspraak hebt, hoeft niet altijd naar jou toe te komen. Soms wil je afspreken op ‘neutraal terrein’. Die faciliteiten hebben ondernemers nodig.”

Duurzaamheid

Bij deze ontwikkelingen speelt ook het aspect van duurzaamheid mee. Zo worden bedrijfsgebouwen steeds energiezuiniger gemaakt, bijvoorbeeld door warmte en koude uit de grond te benutten. “Daarnaast wordt energie ingekocht bij energiebedrijven die hun energie groen opwekken”, vertelt Bas. “Ook wat betreft de inrichting van kantoren telt duurzaamheid steeds meer mee. Zelf kopen wij alleen producten in bij leveranciers die kunnen aantonen dat hun producten duurzaam zijn. En we zien ook dat klanten aan ondernemers vragen hoe duurzaam zij zijn. Als zij dan in een duurzaam gebouw werken, kunnen zij dat laten zien aan hun klant.”

Senior adviseur en jurist Erwin Houwertjes is gepokt en gemazeld in de lokale praktijk. Hij heeft zes jaar voor de gemeente Wormerland gewerkt en tien jaar voor de Omgevingsdienst IJmond. Zo heeft hij veel ervaring opgedaan met de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), een voorproefje van de nieuwe Omgevingswet.

De Omgevingswet heeft als doel burgers en bedrijven meer mogelijkheden te bieden om activiteiten te ontplooien, waarbij gemeenten een meer faciliterende en verbindende rol vervullen. Voortaan staan niet de regeltjes voorop waaraan plannen worden getoetst (nee, tenzij…), maar de oplossingen die gemeenten zoeken voor de wensen van burgers en bedrijven (ja, mits….). Dit past in de trend van toenemende burgerparticipatie.

De huidige praktijk van bestemmingsplannen staat wensen uit de samenleving vaak in de weg. Zo hebben sommige ondernemers behoefte aan een gemengd aanbod, bijvoorbeeld een boekhandel die koffie en broodjes verkoopt of een kledingzaak die borrels en hapjes presenteert. De gemeente zal hierop moeten inspelen door in het nieuwe omgevingsplan een flexibeler bestemming mogelijk te maken. Dat geldt ook voor het opnieuw bestemmen van lege winkelpanden, zoals van het recent omgevallen V&D. Door het faciliteren van initiatieven bevordert de gemeente een vitaler winkellandschap. Ze doet er wel goed aan hierover een visie te hebben, rekening houdend met trends en toekomstbestendigheid.

Behalve flexibele regels zijn ook flexibele organisaties nodig. Haute Equipe, dat zich afficheert als partner van de overheid, heeft specialisten die gemeenten met informatie en advies optimaal kunnen begeleiden naar de nieuwe situatie. Bestuurders en ambtenaren kunnen zich aanmelden voor workshops, gericht op de organisatorische en inhoudelijke aspecten van de Omgevingswet. Erwin Houwertjes: ‘Dat mes snijdt aan twee kanten. Wij leren daar ook van.’

De nieuwe Omgevingswet vereist integraal werken voor de hele organisatie. Daartoe moet elke medewerker de huidige manier van werken loslaten. Het is geen overbodige luxe daarbij externe deskundigen in te schakelen. Voor het grote aantal lokale regels dat opgenomen zal worden in het omgevingsplan, heeft Haute Equipe een scan ontwikkeld, die alle bestaande regels tegen het licht houdt. Gemeenten zijn daarmee goed voorbereid op de komst van de nieuwe wet.
Verder beschikt Haute Equipe over adviseurs, kwartiermakers en projectleiders om lokale bestuurders en ambtenaren te ondersteunen bij de visievorming en uitvoering van de nieuwe taken. ‘Bij de invoering van de nieuwe Wmo hebben we gemeenten op soortgelijke wijze bijgestaan met een speciaal kenniscentrum, dat nog steeds zijn nut bewijst.’
Volgens Houwertjes is geen reorganisatie nodig. ‘Maar ga wel zaken veranderen. De gemeente moet actief samenwerken met de samenleving en burgerinitiatieven faciliteren. Dat is misschien wel de grootste uitdaging.’

Er wordt steeds meer flexibel gebruik gemaakt van gebouwen. Door de crisis kan de leegstand niet meer grootschalig worden ingevuld, waardoor gebouwen worden opgedeeld in multidisciplinaire bedrijfsunits. Een andere ontwikkeling die flexibiliteit in toegangsmanagement oproept, is een groei aan werken op diverse locaties. “Verder zie je dat organisaties steeds vaker flexibele organisatievormen aannemen. Dat moet je snel en makkelijk kunnen faciliteren tegen lage kosten en dat heeft gevolgen voor de gebouwinrichting en –toegang”, begint René Jongepier, Channelmanager Access Control bij ASSA ABLOY Nederland. “Een van de belangrijkste ontwikkelingen is dan ook dat je niet langer gebouwen aan het managen bent, maar juist de gebruikers. Hoe creëer je zo’n infrastructuur dat je gebruikers makkelijk toegang geeft tot de plekken waar ze mogen komen op bepaalde tijdstippen en binnen een bepaalde tijdsduur, zonder zware beheerskosten?”

Integratie van toegangcontrole met andere systemen

Ontwikkelingen op digitaal gebied, zoals draadloze datatransmissie, maken de integratie van toegangscontrole met andere systemen al langer mogelijk. “Met een elektronische sleutel of RFID-pas kun je de gebruikers makkelijker managen. Toegangssystemen koppelen we bijvoorbeeld aan personeelsmanagementsystemen”, legt Frank van Heelsum uit, productmanager bij ASSA ABLOY.  ASSA ABLOY Nederland is onderdeel van de ASSA ABLOY Groep, de grootste wereldwijde leverancier van slimme slot- en beveiligingsoplossingen. Binnen ASSA ABLOY Nederland bundelen meerdere vertrouwde spelers hun krachten, waaronder de merken Nemef en LIPS. Jongepier: “Vanuit deze expertise ontwikkelen wij specifieke slot- en deuroplossingen die geïntegreerd worden in de diverse toegangscontrole platformen. Het is de rol van met name ‘system integrators’, die diverse subsystemen, zowel software als hardware, op klantspecificatie te koppelen. De kracht van deze koppeling zit in de maatwerkoplossing en de specifieke expertise van de toeleverancier op elk deelgebied. Daardoor kunnen er echt situatie-specifieke oplossingen gebouwd worden.”

Meer efficiency met flexibele toegangssystemen

Met een flexibel toegangssysteem valt bovendien een grote efficiencyslag te maken. Frank van Heelsum: “In de extramurale zorg bijvoorbeeld kun je via het systeem personen niet alleen toegang verschaffen, maar ook monitoren welke zorgverlener hoe laat bij welke patiënt is geweest. Dat is handig voor facturatie, maar ook voor risicoafdekking. Verder zullen we in de privésfeer steeds meer digitale deuroplossingen zien. Over een paar jaar geven we bijvoorbeeld via onze smartphone op afstand de koerier toegang tot de gang om een pakje neer te zetten.”
“Ook zien we de trend om toegangscontrole meer centraal te coördineren”, vult René Jongepier aan. “Cameratoezicht en toegangsverlening groeien daarbij dichter naar elkaar toe.  Big data helpt in het maken van security en escalatie keuzes. Toegangsverlening als onderdeel van strategisch facility management werkt kostenbesparend en nieuwe technologieën maken zeer energie efficiënte oplossingen mogelijk, waardoor juist ook elektronische systemen onderdeel van duurzaam gebouwd vastgoed kunnen zijn.”

Flexibiliteit vraagt om maatwerkoplossingen

“Maar wat we vooral zien, is dat generalistische oplossingen vaak niet de oplossing zijn”, besluit René Jongepier: “Onze adviseurs helpen de diverse partijen bij het maken van de juiste keuzes. Kijk maar naar de verschillende functies van deuren: heeft de deur een vluchtfunctie? Of juist een hoog beveiligingsniveau? Is de deur brandwerend of niet? Met een hoogfrequent gebruik? En als het systeem uitvalt, wil je dan dat de deuren open gaan als vluchtroute of juist gesloten worden? Voor optimale implementatie van toegangsmanagement is specifieke expertise vereist.”